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获证组织接受监审前应当做什么?
 
 
有些获证组织在接受每年的监督审核时常问,监督审核前应做哪些准备工作?怎么做?对此,笔者拟就监督审核有关问题谈谈自己的看法。
  监督审核的意义和目的
  大家知道,通过管理体系认证的组织,都已按标准要求建立起文件化的管理体系,并已至少运行了3个月以上,又经过初次审核,获得了证书。但这不是根本目的。因为,每一个申请体系认证的组织,不管当初出于什么样的考虑,至少有一个共同点,那就是为了组织的经济效益和提升自己的市场地位,包括品牌战略、产品质量、管理水平、市场信誉等,从而提高知名度,获得社会的认可,赢得更大的市场,这才是组织通过认证的根本目的。而要达到这样的目的,获得认证证书仅仅是获得成功的开始,组织还要在此基础上,不断巩固、完善、改进、提高,使管理体系保持有效运行。尤其是初次审核以后更需要在纠正不符合项的基础上,自查自纠体系运行中存在的问题。认证机构之所以每年进行一次监督审核,不仅是执行国家规定,同时也是为了帮助和督促组织做好自我完善、自我改进的工作,检查、评价并确认组织的体系运行的有效性,也是认证机构的一种增值服务。监督审核活动实际上成为组织持续改进的外在动力,对组织是有帮助的。
  有人说每年监审太麻烦。其实,只要日常工作坚持按标准要求办,保持管理体系正常运行,规范操作,监督审核前是不需要做太多准备的。
  组织接受监督审核前需要做哪些准备
  由于各个组织管理体系的成熟度、人员素质、管理水平存在差异,对监督审核的准备程度不能一概而论。对于一个人员素质和管理水平相对比较高,贯彻标准和认证基础比较扎实的组织来讲,由于平时都能按体系要求操作,遵章守制、文件齐全、记录完整、生产或服务规范,按规定周期完成内部审核和管理评审就完全可以了。但有的组织可能初次审核前在咨询人员的指导和帮助下贯彻标准和认证时,对管理体系标准理解不深,知其然不知其所以然,体系建立运行时间不长,对具体操作不知所措。初次审核后,咨询人员离开了组织,组织自己又没有很好地补上这一课,因此,在接受监督审核时感到有一种心理压力或遇到具体困难,不知该做些什么。针对这种情况,笔者认为,可以从以下几个方面着手进行准备。
  一是当认证机构在监督审核前2~3个月电话通知组织将要进行监督审核时,组织首先要询问清楚本次监督审核的时间和主要内容,如有问题应及时沟通。
  二是组织的管理体系和产品初次审核后如果有变化,应主动向认证机构说明,在监督核审前取得共识;还有哪些要求,也应同时提出,以便顺利安排审核。
  三是组织在接受监督审核前应按组织自己规定的频次完成内部审核,并要覆盖所有与管理体系有关部门、区域和场所。整理保存好有关记录,包括内部审核实施计划、检查记录、不符合报告、纠正措施实施验证结果、内部审核报告等。
  四是组织应按规定周期做好管理评审。管理评审如未到规定的周期,监督审核时尚未实施管理评审,应提供计划安排,由审核组确认后按计划日期进行跟踪完成。倘若超过周期或不能按计划跟踪完成,就会在监督审核时造成不符合项,需要采取纠正措施,否则会按规定被暂停认证资格甚至撤销认证资格。
  五是检查初次审核或上次审核不符合纠正措施是否实施到位,整改是否有效,有无新的不符合项。
  六是检查准备管理体系文件和各个工作环节规定的记录是否齐全、完整。如文件修改的审批记录、合同评审记录、新增加的供方的评价记录等。
  需要注意的是,凡是组织规定的记录必须要有,不能缺少。为了防止考虑不周,适当时,质量管理部门最好能制定出书面安排,通知各部门做好迎接审核的准备;尤其是有多场所的组织都应通知到,切勿遗漏。
  七是检查组织的行政法律许可、资质证明等文件是否按规定要求进行年检。
  八是生产现场应有认证范围所覆盖的产品作业活动,若因季节或其他原因的影响暂时停产时,应在认证机构与组织首次沟通时向认证机构说明,以确定监督审核的合适时机。
  超期监督审核的危害
  组织如因客观原因而不能按规定时间进行监督审核,应提前向认证机构说明,并应承诺何时能进行监督审核。按照相关规定,一旦监督审核与上次审核超过12个月的间隔期不能接受监督审核时,认证机构将会按照规定暂停组织的认证资格。“暂停”实际是给组织一个警戒和整改的机会,组织应认真对待,积极解决所面临的困难或抓紧整改管理体系方面存在的不足。若对暂停采取置之不理的态度,将最终被撤销证书,并要求交回证书,认证机构还将就撤销证书一事公告社会,通知当地政府的质量监督管理部门备案,这对组织的信誉将造成不利的影响,也使前期认证的投入白白损失。因此,组织应珍惜自己的无形资产,不可因一次监督审核而丧失自己来之不易的宝贵资源。 
 
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